Senso y Rosa (2003) definen los metadatos como "toda aquella información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de un recurso, dato u objeto que tiene la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, evaluación, preservación o interoperatividad". Prácticamente, esta definición toca todas las aristas que componen este concepto en el mundo de la información.
Los metadatos revisten una importancia bastante significativa en la organización de la información ya que dan cobertura a diferentes procesos en el tratamiento de dicha información, permiten la localización de la información y facilitan la búsqueda de los recursos. Además, una de sus funciones esenciales es la de posibilitar la interoperabilidad entre sistemas, es decir, permite recuperar e intercambiar documentos o datos con otros sistemas. Del mismo modo, ayuda al archivo y preservación digital de los recursos, permitiendo así la accesibilidad y la duración en el tiempo.
Ante la constante producción de información, se presenta la necesidad de gestionar adecuadamente las publicaciones, utilizando estándares y normas que regulen y permitan organizar y recuperar dichas informaciones. Aquí juegan un papel preponderante los metadatos, los cuales no deben estar presente solo en el momento de la publicación del recurso, sino durante todo el proceso de producción y de vida del documento.
Para lograr la preservación, organización e interoperabilidad se cuentan con diferentes tipos y esquemas de metadatos. Igualmente, se han realizado diversas iniciativas que pretenden facilitar la descripción de la información de manera adecuada y que pueda ser recuperable. En este sentido, es necesario que cada institución, primero tenga conocimiento profundo de la magnitud del uso de metadatos en la descripción de la información y segundo que seleccione el tipo y esquema de metadatos que utilizará de acuerdo a sus necesidades y la naturaleza de su unidad de información.
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