Plan de Digitalización

En una entrada anterior  hemos afirmado que la importancia de la digitalización y que la misma es un proceso riguroso y complejo, en el que se deben tomar en cuenta muchos aspectos, tanto técnicos, materiales, económicos, procedimentales como legales, etc. Todo esto debe estar contemplado en un plan que defina claramente todas las acciones a realizar y los elementos a tomar en cuenta. Por tanto, en esta ocasión presentamos algunas recomendaciones y aspectos clave que se deben garantizar en un plan de digitalización. 

Con relación a la configuración del hardware,  se deberá responder a las siguientes preguntas: ¿Qué clase de imágenes u objetos digitales se están creando? ¿Textuales, fotográficos, otros? ¿Qué cantidad?  ¿Con qué fin? ¿Servicio al usuario, difusión, conservación? En función de esto, entonces se determinará el tipo de escáner que se necesita.

Además, la gestión de las imágenes digitales es un elemento fundamental en el plan de digitalización para asegurar una eficiente conservación a largo plazo y seleccionar un adecuado software de visualización y tratamiento de imágenes. Sin embargo, "no se trata solo de poder consultar una información, sino que ésta sea íntegra, fiable y auténtica" (nota de clase). En consecuencia: 

• Se desaconseja la compresión de los ficheros maestros.
• Se desaconseja la conservación de ficheros maestros en CD o DVD.
• Se recomienda almacenar los ficheros maestros en repositorios o servidores para mayor conservación a largo plazo.

En este sentido, es importante mantener la calidad de la imagen para que sea fiel al original. Por consiguiente, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos técnicos:

• Preparación de los originales: no utilizar o eliminar elementos que puedan destruirlos.
• Condiciones de visualización y calibración de monitor: ajustar la configuración del color, brillo y contraste del monitor a un nivel estándar, de manera que la imagen se presente de la misma forma en diferentes monitores. 
• Obtención de las imágenes, captura y selección. Se deben seguir o establecer normas  específicas para garantizar la calidad y preservación de los recursos digitales.

Una vez obtenidas las imágenes, de debe asegurar que estén correctamente alineadas, no tengan márgenes añadidos, fieles a la original y que sean legibles. En este aspecto, para el almacenamiento de las mismas es importante establecer claramente el nombramiento de las imágenes para su pronta y fácil recuperación y crear ficheros adecuados.

En definitiva, la características esencial que debe tener en cuenta la digitalización es la autenticidad. Esta a su vez esta determinada por la fiabilidad, integridad, disponibilidad e identidad. De esta manera, se logra tener documentos auténticos y, al mismo tiempo, la seguridad de los mismos.